あなたの企業ではどのような勤怠管理をしていますか？まだまだ従来どおりの“紙のタイムカードと打刻機”で一般社員の出退勤を管理している企業は全体の約 62%を占めているようです。
一見シンプルなタイムカードと打刻機は問題がさほど無いようにも感じられますが、従業員が増えるに従い、勤怠管理を差異なく正確に毎月行うことは非常に大変になります。また、押し忘れ、打刻ミス、代替え打刻などが日常的に起こりやすく、締め日の業務は確認作業で労使双方に負担が大きくなりがちです。
しかし勤怠管理は従業員管理の基本的な業務の一つです。そこで、ミスが起きづらく、かつ楽で正確な管理ができる「アプリ」で解決してみてはいかがでしょうか。ここ数年でスマホの普及率がどんどん加速し、デジタル機器がライフスタイルに溶け込むようになりました。
企業もデジタルで補えるシステムや管理法を積極的に取り入れていくことで無駄なコストや労力を省き、新たなことにチャレンジできる余力を創り出すせるでしょう。
もし、管理側にも従業員にも負担の大きいタイムカードで勤怠管理を行っている企業は、タイムカードに代わるアプリを一度検討してみてください。おすすめのアプリと特徴をご紹介します！
0円で始められる勤怠管理「スマレジ」
飲食店などのサービス事業からテレワークまで対応できるスマレジは、登録事業者数80,000社以上と圧倒的なシェアを誇っています。格安サービスも多いなかで0円から始められるというのは強みといえるでしょう。
各種PC、iOS 端末から利用でき、個人のスマホやPCからも出退勤記録が可能です。営業での出張やテレワークによるリモート操作もでき、アルバイト、正社員といったような部署分けや独自のルールなどオリジナルで自由にグルーピングができるのも特徴的です。多ジャンルの事業を抱えている企業から個人事業主までおすすめですよ。
スマレジ公式HP https://timecard.smaregi.jp/
出退勤時の記録
簡単な画面タッチするだけの出退勤時の記録と同時に撮影を行い本人確認もスムーズに行えます。また、珍しい笑顔認証では、笑顔のまま現場へ入ることができるユニークなシステムがあることもポイントです。多種多様な労働環境に合わせた勤怠記録法が用意されています。勤務時間の切り上げ切り捨てを1分単位から設定可能。便利な掲示板機能では、出勤画面に従業員へ告知したい任意のメッセージを表示したり、従業員から従業員へ共有メッセージを伝えたりすることができるので必要事項の伝え漏れを防ぎ、回覧する必要がなくとても実用的な機能です。
不正防止機能
スマレジは精度の高い不正防止機能を搭載しています。アルバイトなどの多様な勤務形態のある現場では人の出入りが激しく、目視で全員の勤怠状況に目を配ることが難しいため、アプリなどを使って不正防止をすることが欠かせません。スマレジには日々の打刻にひとつ手順を加えるだけで、自然な不正防止を実現可能です。個人に与えられた固有のパスコード入力を義務付ける基本的な機能や、出勤、退勤、休憩、復帰時に顔写真撮影でなりすましを確実に防ぐことができる撮影モード機能などが利用できます。社外にいる従業員には出退勤時にGPS（位置情報）を使ってもらえば、緊急時の安否確認も行えます。
労務管理
人為的な管理・監視が困難な労務管理ですが、スマレジには労務アラート機能があります。システムが監視することで、 細やかで漏れのない管理が可能で、 違反してしまう前に自動で注意喚起することで規定違反の予防が可能です。規定を作成するだけでシステムが自動的に監視し警告をしてくれる設定ができるため、労務担当者の業務を大幅にカットできるでしょう。
タイムマネジメント型勤怠管理システム「シュキーン」
勤怠データの分析機能が優れているシュキーンは、グラフ表示で直感的にデータを把握することができるクラウド勤怠管理システムです。従業員の働き過ぎをグラフィカルに可視化することで、タイムマネジメント上の課題が一目瞭然になります。シュキーンは単なる勤怠管理だけでなく、「労働時間の多い部署の仕事量を見直す」などといった経営判断にも非常に役に立ちます。
シュキーン公式HP https://www.shukiin.com/
簡単勤怠管理
打刻は PCまたはスマホのブラウザから、またはICカードをかざすのみといったシンプルなものです。あるいはデバイスやICカードを持って通るだけ、かざすだけといった使い方ができ、誰でも簡単で楽な打刻記録が可能です。
シフト作成機能
シュキーンのシフト作成機能を使えば1日単位・1週間単位の勤務パターンを作成できます。あらかじめ作成した勤務パターンを利用して、週ごと・月ごとのスケジュールが作成できるので、従業員によって勤務時間が異なり一元管理が難しいとされるシフト勤務制にも対応しています。
給与ソフトと連携可能
シュキーンは株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型給与計算ソフト「MFクラウド給与」との連携を開始し、MFクラウド給与に取り込めるCSVファイルを、シュキーンから出力が可能になりました。幅広い業界で利用されているサービスと連携することで、給与計算業務を大幅に削減できる仕様になっています。
初めてでも誰でも簡単操作「ジョブカン」
打刻方法が多彩でカスタマイズ性が高い「ジョブカン」は50,000社以上もの導入実績があり、大手インターネットメディア企業から小規模な医療事業所まで網羅し支持されているクラウド型勤怠管理システムです。
昨年の4月から施行された“働き方改革関連法”に対応した新機能を実装し、法律に即した勤怠管理を行うことができます。また、電話、メール、チャットとサポート制度が充実しているのも導入の検討材料になるでしょう。
ジョブカン公式HP https://jobcan.ne.jp/
スマホからslackまで、多彩な打刻方法
ジョブカンの打刻方法はとにかく多彩です。SuicaなどのICカード、指の静脈を機器で読み取る生体認証、モバイルGPS機能やLINE、slackからの打刻など、あらゆる職場環境に対応しているため自由な働き方を実現する大きな助けとなるでしょう。
シフト管理
毎月の面倒なシフト作成も、ジョブカンなら簡単に完了します。曜日ごとに必要な人数とシフトパターンを設定することで条件に合ったシフト表をすぐに作成できたり、日・週単位で表示しラインを引くような感覚でシフトが作れたり、便利な機能を搭載。パターンでのシフト作成とラインシフトの併用も可能です。
休暇申請管理
有給休暇、代替休暇、振替休暇など、様々な休暇の設定ができます。誕生日休暇などの企業独自の特別休暇も30個まで設定可能です。申請から承認フローまでがシンプルで、複雑な操作は必要ありません。超過労働対策として有給休暇の取得催促アラートも便利です。自動送信機能で有休取得の義務化に適した運用が実現できます。
工数管理・集計
プロジェクト毎のスタッフの工数やデータ分析まで簡単に集計、分析が可能です。CSVファイル形式の他、PDF/Excel形式でダウンロードし、そのまま会計や給与計算と連携できて工数の削減に繋がります。
外国語表示
「英語」「韓国語」「タイ語」のいずれかに切り替えて表示することができます。
医療機関に特化した機能
医療現場特有の勤怠管理に特化した機能は、ジョブカンの大きな特徴です。看護師の日勤、夜勤、複数回の休憩のような複雑で細かいシフト管理にしっかりと対応し、小さなクリニックから大きな病院までスムーズな勤怠管理ができます。
iPad をタイムレコーダーにするアプリ 「Tablet Time Recorder」
iPad端末向けに作られた勤怠管理システム「Tablet Time Recorder（タブレット タイムレコーダー）」は、様々な機能を活用してより円滑な勤怠管理が行えるクラウド型サービスです。
導入企業は3,000社以上と他に比べて少なめですが、これから多くの企業に導入されると予想されています。充実した機能がありながら、月額費用がかからない点が魅力です。また、ビデオメッセージや写真などの機能が備わっていることもユニークなポイントでしょう。
Tablet Time Recorder公式HP https://www.tablet-time-recorder.net/
パーソナルダッシュボード
打刻時に自動で表示されるパーソナルダッシュボードは、直感的に最近の自分の状況を把握することができます。顔写真とともに勤務時間などのデータがグラフで確認できて、ちょっとした気づきを得られる工夫がしてあります。また管理者向けのダッシュボードでは、個人から部署まで自由な区分で勤務時間や残業の総計や推移を確認できます。
ビデオメッセージ
特定の誰かを選んで送れるビデオメッセージは社内コミュニケーションに最適な機能です。打刻時に自動で表示されるので、メッセージの伝え漏れがありません。ちょっとした挨拶から必要事項の連絡まで、さまざまな使い方ができそうです。
写真一覧
SNS感覚で使える写真一覧機能は、打刻時に撮影した写真を一覧することができます。お気に入り登録した写真のみを表示したり、日別・人別にソートをかけたりといった使い方も可能。管理者は全員の写真を表示できるので、従業員の表情や顔色からその日の気分や健康状態をはかる材料とすることもできます。
LAN アクセス機能
わざわざ打刻用のiPadが設置されている場所まで行かなくても、管理者はLANを経由し遠隔で勤務データの編集・出力・閲覧などができる機能です。
打刻時メール送信
指定したアドレスに打刻を知らせるメールを送信できます。顔写真付きのメール機能で離れていても現場の出欠状況をリアルタイムに把握できる機能です。Apple Watchとの相性も良く、便利で役に立つ機能です。
ハワユー
「ハワユー」は、写真付きで「◎」「○」「△」「×」の中からその日の心身の様子を選び、記録することができる機能。従業員の細やかな変化を管理者が確認でき、従業員にの自己管理につなげることも可能です。
見守り機能
アプリ起動中に自動的に人の顔を検知し写真撮影を行えます。 写真はiPad上で閲覧したり、クラウドストレージに出力したりできます。メールアドレスを設定すると検知の都度リアルタイムに写真付きメールを受け取れる、iPadに特化した勤怠管理システムならではの機能の一つです。
「人事労務 freee」
クラウド会計サービスとして知名度の高いfreeeの姉妹版である人事労務 freee。1人あたり月300円から始められる費用対効果抜群の勤怠管理サービスで、人事労務管理業務のデータを一元で管理できることが特徴です。また人事労務APIを公開しているため、他社勤怠サービスと簡単に連携することが可能となっています。
人事労務freee公式HP https://www.freee.co.jp/hr/attendance-management/
給与計算との自動連携
クラウド会計ソフト freeeとの連携で、よりスムーズな管理ができるようになっています。人事労務 freeeで作成した給与明細を自動でクラウド会計ソフト freeeで取り込み仕分けを行うことが可能で、わざわざ転記する必要がありません。
選べる打刻方法
外勤社員にもしっかりと対応。位置情報の自動記録や1クリックで出退勤や休憩時間の打刻ができるタイムレコーダー機能を実装し、タイムカードの保管や集計・転記の労力を省くことができます。
CSVインポートとエクスポート
他社勤怠システムを利用している場合、データを現在使用しているシステムの形式でインポートすることができます。
各種労働時間制度に対応
固定時間制からフレックスタイム制などの異なる労働時間体制にも対応しています。
有給・特別休暇管理
働き方改革関連法により、企業は10日以上有給休暇が付与された労働者に対し、有給休暇を5日分取得させる義務が課せられています。人事労務 freeeでは従業員ごとの有給休暇消化状況を一覧で管理できます。また、年次有給休暇管理簿を出力すれば管理も簡単です。
打刻まるめ設定
従業員の打刻を所定の出退勤時刻より30分前後まで1分刻みで切り捨てる設定で、始業前に席で朝ごはんを摂る、終業後に雑談をするといった、業務外のことをしている場合に使用できます。
勤怠管理はお試し導入からでも試すべき
テレワークが普及し働き方が多様化している現状では、従来の勤怠管理方法のままでは対応が難しくなっています。従業員数が増加したからといって、労務管理が不正確になって良いわけではありません。そこで簡単かつ間違いがなく、さらに不正を自然に防ぐこともできるクラウド型の勤怠管理を試さない手はありません。業種やオフィス環境によっても必要な機能は異なるので、まずはお試し導入をしてみて検討してはいかがでしょうか？
