採用活動の手法はさまざま変わってきていますが、履歴書、職務経歴書をもとに書類選考を行ったり、これらを面接の際に参考にしたりする企業は今なお変わらず多いです。書類選考の役割は応募者の情報を知ることで候補者を絞り、良い人材を効率よく選考を行うことです。そのために事前に企業側が求める人物像や経験、スキルを明確にしておく必要があります。
ミスマッチを防ぐために
潜在能力を重視したポテンシャル採用なのか、即戦力を重視するのかといった選考ポイントによって見るべき判断材料は異なります。履歴書、職務経歴書に書かれた情報の判断を誤ってしまえば、採用コストと時間を割いたにも関わらず、内定後、双方にミスマッチが起きてしまう可能性もあります。そのようなことがないようにするために、また求めている人材に出会うために、書類選考を行う前にしっかりとした評価基準を設け、要件や条件を整理してみましょう。
“人となり”を見極める工夫を◎
採用面接の前段階として履歴書、職務経歴書から学歴や今までのキャリアなどを確認して候補者を絞る企業は少なくありません。求めている人材なのかしっかりと書類から読み解き、会ってみたい！と思ったら直感的に会うのもいいでしょう。
しかし、中には自分にとって不利になると思われる内容は履歴書や職務経歴書には書かずに隠している候補者もいます。虚偽の内容を書けばもちろん経歴詐称にあたるため許されませんが、隠す分には許されるという誤った認識を持った応募者がいるからです。
書類選考はあくまでも面接の前段階
面接では、圧迫面接とならないよう細心の注意を払いながら、自社が求めているスキルを保有しているかどうか、事前に提出された履歴書や職務経歴書に誤りがないかどうかをきちんと確認する必要があります。誤りがなくても、たとえば一部のキャリアを隠していたり、空白期間があったりする場合も考えられるので、今までにどんな経験をしてきたのかヒアリングしましょう。
応募者がキャリアを隠す背景には、転職経験数の多い応募者を企業が好まないということが挙げられますが、最近では転職経験が多数あるという応募者も少なくはありません。かつてはたしかに転職回数が多い応募者を書類選考でふるい落とす企業もありましたが、今は豊富な経験値を持っている応募者を即戦力として積極的に採用することが大事でしょう。
候補者を多く募るため、そういった履歴書や職務経歴書に書いてある内容にとらわれすぎないよう、なるべく面接で会ってみるという意識を持ち、書類重視を廃止して独自の採用方法を取り入れているベンチャー企業も増えてきているそうです。
書面から把握できないこともたくさんある
念頭におくべきことはコミュニケーション能力や人柄は、書面から把握することが非常に困難だということです。すべての人材と会うわけにもいきませんので、履歴書、職務経歴書から人となりを読み取らなければなりません。過去の常識に従った選考基準や条件にとらわれることで可能性のある隠れた優秀な人材と出会える可能性を潰してしまうこともあります。見極めの精度を高められるよう、自社でオリジナルのエントリーシートを作成するなどの工夫をすることもおすすめです。
履歴書で見極めるべきポイント
特に応募者の人数が多い場合や、人員、時間を割けない場合はポイントを押さえて見極めていくことが重要です。
①志望動機が自社に向けられているものかどうか。
ありきたりな志望動機で文章量を多くしている場合もあります。数ある企業のなかでなぜ自社を選び希望しているのか、その理由と動機が明確かどうかを確認しましょう。応募者が自社でやりたい業務や職種にミスマッチがないかどうかも読み取るべきポイントです。
②学歴、職歴欄に空白期間がないか、ズレがないかどうか。
学歴の年度数にズレがないか、キャリアに空白がないかどうかなどを確認します。もしあった場合は、空白期間に何をしていたのか面接で質問してみましょう。
③証明写真に気を配られているか。
やはりインスタントの写真よりは写真館などで撮影したもののほうが熱意を感じますよね。また写真の裏の氏名記載もチェックポイントです。シワが入っていたり、何度も貼り直ししたりして、使いまわしをしていないかどうかも確認しましょう。
④採用職種に関わる資格、免許を取得しているか。
経験者採用の場合、必要な資格や免許を取得しているかきちんと確認します。併せて取得日も確認をし、その知識を活かした実働経験があるかどうかなど詳細は面接で質問すると良いかもしれません。
⑤趣味・特技
仕事と関係のない内容に感じる趣味や特技ですが、応募者のプライベートでの過ごし方を知ることができる部分です。人間性、意外な才能など、多面的な人物像が浮き上がってくるポイントです。
⑥通勤時間や家族構成
業務とさほど関係がないように感じますが、いざ働くとなると大切な条件のひとつです。無理なく、安定して働くことができる環境にいるのかどうか、目を通しておきましょう。
職務経歴書で見極めるべきポイント
履歴書よりもフォーマットに自由度の高い職務経歴書においても、キャリアだけではなく応募者の個性、人となりを読み取ることができます。
①自社でやること・やれることをきちんと把握しているかどうか。
応募者が希望していること、やりたいことが自社で可能なのか。ミスマッチのないよう、具体性を持って把握できているのかを確認します。
②社会人として最低限の文章スキルがあるかどうか。
ある程度の文章作成スキルも見るべきポイントです。社会人として最低限の言葉遣いや礼節があるのかどうか。ここから自身のことを充分に伝える能力や企画力なども多少読み取れます。
③転職理由に一貫性があるかどうか。
転職理由がきちんと書かれているか、勤めていた会社の業種や役割に矛盾がないかを確認します。かつては転職回数が多いと「長く働く意力がない」と見なされ、書類選考でふるいおとす企業もありましたが、今では、転職理由に矛盾がなく、経験値として受け取れそうだったら会ってみるという企業が増えています。
④志望動機、自己PRからヤル気や熱意を感じられるか。
当たり障りのない、まるでテンプレートのような志望動機が書いてあるケースも少なくはないでしょう。どの程度、自社を志望しているのか、熱意を読み取りましょう。
⑤自己PRには客観的視点が含まれているか。
自由に自身についてPRできる箇所だということもあり、中には客観性や具体性が欠けた書き方をしている応募者もいます。抽象的な長所ではなく、仕事をするうえでなにが必要とされるのか、という視点で書かれているかどうかも要チェックです。
見極めるべきポイントを履歴書、職務経歴書それぞれ挙げてみました。もし隅々までじっくり読み取れる工数を割けることができるようであれば、応募者の全部をしっかりと見て、隠れた優秀な人材、将来性のある人材にまずは会ってみるということをおすすめします。
会ってみたい人？一緒に働いてみたい人？
今回は採用活動の代表手法である、履歴書、職務経歴書の見極めるべきポイントをお伝えしました。履歴書、職務経歴書には、応募者の自由に書ける志望動機などの欄が必ずあり、なんとなく文章量を多くしようしているケースが多く見られます。書類審査で重視すべきはボリュームではなく、あくまでも“内容”です。
しかし、応募者は文章作成のプロとは限りません。話すことが得意で、書くことが苦手な応募者も多くいるかもしれません。厳しい目で見極めることは確かに必要ですが、いろいろな側面から情報を確認していき、細かい部分は面接で質問してみようという姿勢を持つことも必要です。可能性を広げられれば、その分良い人材に出会えるチャンスも広がります。
書類選考の際には「会ってみたいかどうか」を軸に置き、その応募者が実際に自社へ入社した場合を是非イメージしてみてください。面接の際にはその内容に一貫性や信憑性があるかどうかを見極めることが重要です。もし採用するとなれば仕事を通して長い時間を共に過ごすことになります。書類では「一緒に働きたいかどうか」を軸に見ることも大切ですね。
