人事業務に携わっている方々なら痛感されていると思いますが、採用市場はさまざまな社会背景、時事問題で変わりやすいです。企業はその変化に伴い、流れを汲みとりながら採用活動の手法を変えていく必要があります。
注目を集める「採用代行サービス」
近年注目が高まっている「採用代行サービス」を利用、または検討したことがありますか？2020年に入ってからあらゆる業務のWeb化が一気に進み、採用活動もその影響を受け、Web面接などを取り入れた企業が増えてきています。しかし、IT化の対応への遅れや、そもそもITリテラシーをさほど必要としない現場や業界などは、このような新しい採用活動の手法に対して少し躊躇してしまうのではないでしょうか？
日々の業務が忙しく、良い人材を採用したいけれど手が回らない、希望の成果が得られていない、といった課題がある企業も多いと思います。そんな中、リファラル（referral）という、社員からの紹介や推薦による採用活動も、米国で盛んだといわれていましたが徐々に日本でも広がりを見せています。ダイレクトリクルーティングと呼ばれている、企業側が積極的に人材を探し出しアプローチをしていく手法もあります。
このように現在は、従来の応募を待つ受け身なスタイルだけではなく、手段が多様化しています。採用代行サービスとは、企業の採用活動の一部を代行してくれるサービスのこと。自社だけではなく外部に委託することで、社内のリソースを欠かすことなく採用活動を進められるのです。こういったさまざまな手法を上手く利用していくことで、より採用活動を充実させることができそうです。
“採用代行”とはどのようなもの？
企業の採用活動を外部に委託する採用代行は、採用アウトソーシングサービス、「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれています。よく間違えられる人材紹介会社は転職希望者である人材そのものを紹介し、企業と結びつける事業であるため、根本が異なります。
他社に自社の大切な採用活動を任せるということに疑問を感じる方々もいるかもしれません。ですが、常に採用に関しての最新情報を持っている‟採用のプロ”である採用代行サービスに業務をアウトソーシングすることで、質の良い人材を採用できる確率は高くなるはずです。
採用代行に委託できる業務
外部に委託するとしても、どのプロセスを委託するかは自社で決めなければなりません。また企業の採用活動のどの部分に課題があるかによって、アウトソーシングするべき業務は変わってきます。ここでは、大まかな採用活動におけるコア業務（直接利益に関わる重要な業務）とノンコア業務（効率化が可能な業務）を切り分け、アウトソーシングできる業務を整理してみたいと思います。
採用活動における“コア業務”
採用の企画、計画
最初の業務である採用企画。一連の業務についてしっかりと計画を立てることでスムーズな採用活動を行うことができます。もしも、そもそもの採用活動において課題があるようであれば、プロにアドバイスを請うなど依頼することもおすすめします。
会社説明会などのPR
企業の生の声を届けることができる説明会は委託するよりも自社で行う方が適切でしょう。ですが、会場手配や資料準備、当日の進行管理などの庶務は代行サービスに依頼し、最大限に自社のPRを発揮できるようにサポートしてもらいましょう。
候補者との面接
採用活動における最も重要なコア業務は候補者と実際に会う面接だと思います。スムーズで有意義に行っていけるよう運用のサポートをしてもらいましょう。
採用活動における“ノンコア業務”
母集団の形成
自社の採用に興味、関心のある人材を募り、集める業務です。求人媒体の選定や出稿など、説明会・面接応募まで応募者を誘致する一連のプロセスも含まれます。
応募者の管理
母集団形成から応募に至った人材との問い合わせ対応、書類授受、面接日のスケジューリングなどの業務です。選考途中の辞退を防ぐためにも丁寧でスピーディな対応が求められます。
人事担当者の教育や研修
自社の採用活動が上手くできるように人事担当者の教育、研修を委託することも可能です。採用、面接のプロにトレーニングしてもらい、良い人材を見極める目を養います。
いずれの業務も代行を依頼することは可能です。自社のタイミングやその時々の課題をよく精査し、どの業務を代行してもらうのが適切なのか判断していくことが重要です。
採用代行サービスを利用するメリット・デメリット
次に採用代行サービスを利用するメリット、デメリットについてご紹介していきます。
採用代行サービスを利用するメリット
コア業務に集中できる
自社内で採用活動の全てをまかなうことはかなりの労力、時間を費やさなければなりません。サービスを利用することで、工数を減らせれば企業にとって肝心なコア業務に専念し、生産性を上げることができるでしょう。
プロによる専門性の高い業務
採用代行サービスを行っている方々は採用活動における専門的な知識、経験、ノウハウを持つプロフェッショナル集団です。代行業者によって強みや特化しているサービスが異なるので検討する際にはよく比較検討してみてください。
コスパの良さ
依頼する業者や業務内容によって費用はさまざまですが、自社で新たに人員を増やしフルタイムでコミットしてもらうことを考えると安く済ませることができるでしょう。費用対効果の面でもプロに依頼する方がはるかにお得だと思いませんか？
小回りの良さ
変化しやすい人材マーケットです。急な採用活動、短期だけの少数求人など、常に企業側のニーズを満たすことができるのは代行サービスの強みだと言えるでしょう。
採用代行サービスを利用するデメリット
採用ノウハウが自社に蓄積されない
委託をすればその業務は自社内で行わないことになります。ノウハウが蓄積できないため、求人のたびに委託する必要が出てくるかもしれません。
代行者との認識のズレ
対応してくれる担当者とのコミュニケーション、意思疎通が上手くいかなければ、思うような採用成果を得られずに、コストばかりがかさんでしまうこともあるでしょう。どのような人材を求めているのか、お互いの認識にズレがないのかなど見極めるために綿密な打ち合わせが大切です。
候補者とのコミュニケーションが減る
業者に委託する業務が増えるほど、応募者・候補者との接点は少なくなってしまいます。コミュニケーション量が少ないことで不安になってしまわれたり、信頼が損なわれたりすることのないよう、代行業者、自社ともに徹底的にフォローできる体制を築いていきましょう。
選定業者を誤る可能性がある
採用代行業者にはさまざまなものがあり、能力や得意としているサービス内容もそれぞれ異なります。事前に代行業者についてリサーチをし、自社のニーズとマッチする業者を見極め、きちんと選定することが重要です。
常識に囚われない採用活動を！
数年間も売り手市場と言われ続けていた採用マーケットが、ここ最近は新型コロナウィルスの影響もあり、買い手市場へと変化しつつあることを実感されている人事担当者も居られるかと思います。外的要因にはさまざまなものがありますが、変化しやすい人材マーケットにおいて企業側の採用活動、手法も柔軟に変えていく必要があります。自社内だけで行うという今までの常識に囚われずに、外部に委託するというのもひとつの手段です。 採用活動におけるプロセスを明確にし、活動の効率化、優秀な人材の確保を目的とした自社に合った活動方法を取り入れていくべきです。
